Los cambios generan ansiedad y la comunicación es crítica para acompañar cada etapa de un proceso. Algunas recomendaciones para planificar con éxito el plan de comunicación de un cambio.

Modificaciones en políticas internas, cambios en el personal, nuevos beneficios, mudanzas o la implementación de un sistema de gestión. Cuando hay que comunicar un mismo mensaje a muchos equipos a la vez es muy importante planificar cada documento para asegurarnos que todos reciban bien la información.

#1 Claridad para informar el cambio

Antes de anunciarlo, resumí de qué se trata en unas pocas líneas y compartirlo con algunas personas para comprobar si se comprende.

Ejemplo: Vamos a mudar nuestras oficinas para mejorar la imagen de la empresa y comodidad de todos. El próximo mes estaremos anunciando la novedad y cada persona deberá prepararse para la mudanza, cambiar su papelería, pie de firma, etc. e informar a sus clientes y proveedores.

#2 Identificación de los referentes para el anuncio del cambio

Para aliviar ansiedades, es fundamental que haya una cara visible para responder todas las dudas que el anuncio traerá y referentes para cada área/equipo.

#3 Lista de los grupos que deben saber del cambio

Es probable que sean «todos». Pero no todos los equipos necesitan la misma información; algunos deberán estar informados y otros participar más activamente.

Es importante identificarlos por separado para detectar necesidades y, por ende, crear mensajes diferentes.

Ejemplo:

  1. Área de RRHH 
  2. Gerentes y directores (los directivos ya saben del cambio)
  3. Empleados
  4. Proveedores
  5. Clientes

#4 Planificación de las respuestas deseables de cada grupo

¿Qué se espera que cada equipo haga, piense y sienta? Al definirlo, es muy probable que surjan ideas y recursos para inspirar esas respuestas.

Ejemplo:

Queremos que los empleados se sientan tranquilos y seguros de que el cambio no modificará sus rutinas de traslado ni su relación con la empresa (¿Quién se los dice? ¿RRHH o cada jefe directo?).

Que piensen en los beneficios de las nuevas oficinas (¿Cuáles son estos beneficios? ¿Cómo se les hace saber?).

Que informen a sus clientes y proveedores el cambio de dirección y teléfono (¿Cómo y cuándo deben informarlo?)

Que guarden sus materiales en tiempo y forma antes de la fecha de mudanza (¿En qué se guardan? ¿Qué día? ¿Hay que seguir algún procedimiento?).

#5 Lista de las preguntas que cada grupo pueda tener

Pensar de antemano preguntas posibles permite incluirlas en los mensajes y reducir el volumen de idas y vueltas.  Es importante identificar las preguntas específicas de cada grupo para responderlas específicamente.

Ejemplo de preguntas habituales (grupo de gerentes y directivos):

  • ¿De qué se trata el cambio?
  • ¿Por qué se realiza ahora?
  • ¿Cómo me afecta el cambio? ¿Cómo impacta en mi equipo?
  • ¿Cuándo va a desarrollarse?
  • ¿Qué hago si alguien de mi equipo se ve afectado/a para trasladarse a las nuevas oficinas? 
  • ¿Con quién hay que hablar si surgen casos particulares?
  • ¿Cuándo puedo informarlo a mi equipo?

#6 Planificación de los vehículos de comunicación para cada audiencia

El corazón de la comunicación del cambio. ¿Todos leen los emails todos los días? ¿Hay empleados que no están dentro de las oficinas? ¿Cómo nos aseguramos que todos los clientes y proveedores agenden los nuevos datos? 

Ejemplo de algunos soportes de comunicación:

  • Reunión con gerentes y directores para explicar los detalles de la mudanza y su ejecución
  • Minuta de reunión con los detalles conversados
  • Anuncio general de la mudanza
  • Confección de cartelería para las áreas comunes
  • Email de seguimiento para reforzar la preparación para la mudanza
  • Entrega de kit de mudanza y lista de pasos a seguir

#7 Fechas del anuncio

Es muy probable que algunos deban enterarse antes que otros. Definir cómo, cuándo y quiénes deben saber las novedades.

Ejemplo:

  • Primero: equipo de RRHH – lunes durante la reunión de equipo 
  • Segundo: gerentes y directores – lunes después de la reunión 
  • Tercero: empleados – a partir del martes.

 

Planificar la comunicación es una de las principales claves del éxito en la comunicación de un cambio. Es el momento para ponerse del lado de quien recibirá la información y anticipar necesidades que luego se convertirán en contenidos, soportes o materiales que acompañarán un anuncio.

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