Redactar un no es aún más difícil que cara a cara porque en la comunicación escrita los tonos se endurecen. Consejos para decir que no con claridad y sin ofender.

Habrá a quien no le cueste, pero en general rechazar una idea de un colega, cliente, o jefe es una tarea incómoda.

Decir que no puede ser tan difícil que en algunas culturas hasta es de mala educación negarse a algo. Pero a veces toca comunicar un no, rechazar un pedido o reforzar una directiva.

¿Por qué nos cuesta tanto decir que no?

El temor a afectar el vínculo es una de las razones principales para evitar ser específicos al momento de dar una negativa. Nos da miedo la consecuencia: un enojo, una pérdida de oportunidad o la misma confrontación.

Por otra parte, ante una disyuntiva (sí/no) la única certeza que tenemos es la opción que queremos rechazar. Porque ¿qué pasa después de expresar la negativa? No lo sabemos de antemano y, a la incomodidad, se agrega la incertidumbre y por eso nos cuesta tanto.

Entonces, aunque sea intimidante, es probable que muchas veces lo más apropiado sea decir que no a tiempo. La clave es aprender a cómo decir que no con el suficiente tacto y claridad.

Acá te dejo algunas sugerencias para decir que no a propuestas que no te benefician.

1. No evites decir que no

Descartemos esto de plano: evitar expresar una negativa no es una opción. Del otro lado ESPERAN una respuesta.

¿Cómo son las maniobras de evasión? Dar un presupuesto exorbitante para que no lo acepten; no responder a la espera que se diluya el tema o exagerar las excusas.

Pero si queremos ser fieles a nuestra marca profesional, hay que decir que no con claridad y sin confrontar. Y eso no te cierra la puerta para siempre, es solo dejar pasar una opción en este momento.

2. Establecer un tono positivo

El objetivo es dejar en claro algo que será negativo en el lector/a y por esto mismo es fundamental tener en cuenta la actitud defensiva de quien está del otro lado al recibir una respuesta que no le gustará.

El tono empático y las formas son clave para suavizar una posible reacción negativa del lector/a y, sobre todo, facilitar la comunicación y la compresión del no.

Es importante también, dejar en claro que se rechaza la propuesta, pero no a la persona.

3. Dejar en claro la negativa

Como decir que no suele generar incomodidad, tendemos a dar rodeos.

No.

Por un lado, sí, buscaremos la empatía y evitaremos responder solo con un monosílabo. Daremos las razones y completaremos el mensaje, pero sin perder el foco: el objetivo es expresar un no acerca de un tema específico, sin grises para no generar un ida y vuelta de malos entendidos.

Pero sí hay que tener en cuenta que el objetivo es decir que no, no es contradecir, confrontar ni generar tensión.

Por ejemplo, ante un pedido de último momento responder: “no, perdón, no tengo tiempodeja en claro la negativa, pero carece de tacto y eso es una puerta abierta a una confrontación (sí, incluso a pesar del uso de la palabra perdón por cómo está usado en esta oración. Pero ese es tema de otro post :)

4. Dar las razones (si aplica)

Supongamos que toca decirle que no a personas con las que compartimos tiempo y proyectos en común, como un jefe/a o colega y que –a veces- no es posible dar una negativa.

En ese caso, es fundamental dar las razones (ojo: razones, no excusas) por las cuales no es posible responder al pedido.

La recomendación en este caso es tomarse un tiempo para formular una respuesta, evaluar si es posible o no cumplir con la demanda y por qué.

¿Por qué no estás de acuerdo con el proyecto? ¿Por qué no es posible en este momento? ¿Qué hace falta para que sea posible llevarlo a cabo?

Una de las razones principales puede ser la falta de tiempo o superposición de prioridades; entonces el mensaje tal vez deba reenfocarse a tener una reunión personal para redefinir objetivos o redimensionar la necesidad.

5. Siempre dar una opción que sí

Este punto se relaciona con lo nombrado anteriormente respecto de comprender que la negativa generará una reacción defensiva en el lector/a y que buscamos evitarlo para facilitar la comprensión.

A nadie le cae bien sentir que se queda sin opciones. Por eso, para compensar esa negativa, cabe incluir alternativas que permitan matizar el no.

Por ejemplo, si no se puede tomar un proyecto, se puede recomendar un colega. O abrir la opción de conversar en un futuro próximo. O si un beneficio deja de estar disponible, expresar lo que aún sí está vigente. Etcétera.

En este caso, se trata de dejar en claro el no, pero sin desahuciar a quien está del otro lado.

6. Seleccionar bien las palabras

Tan importante como decir que no es cuidar el vínculo profesional. Entonces, la respuesta no es solo sacarte el problema de encima, sino que resuene la intención de dar una respuesta, aunque esa respuesta no solucione la necesidad de quien está del otro lado.

En este sentido, se aconseja descartar las frases que tengan que ver con excusas o la expresión de incomodidad de quien redacta la negativa, como por ejemplo: “no tengo ni idea de cómo hacerlo” o “no puedo ocuparme de esto porque tengo demasiadas cosas que hacer”.

Y preferir aquellas que buscan la manera de solucionar el tema aunque esa solución no pase por nuestras manos.

7. BONUS TRACK: cómo decir que no, ejemplos para copiar y pegar

Decir que no ES difícil y puede que te bloquees y no sepas cómo encarar el tema. Te dejo aquí algunas ideas para que las uses cuando las necesites ;)

  • Cuando te llegan pedidos de último momento

Me encantaría poder ayudarte, pero ya comprometí mi agenda para entregar varios pedidos en el día de hoy y no me es posible incluirlo para hoy.

Lo que puedo hacer es intentar darle prioridad a tu pedido una vez que cierre estos compromisos. ¿Te serviría de todos modos?

Gracias por entender y aguardo tu respuesta para avanzar.

  • Cuando alguien insiste con preguntas en vez de consultar con la persona que corresponde

Me gustaría poder darte respuestas más precisas, pero no es mi área de experiencia. Si estás de acuerdo puedo contactarte con xxx, quien seguramente podrá ayudarte con este tema mejor que yo.

  • Cuando la fecha de entrega excesivamente corta

Entiendo que este proyecto sea de alta prioridad y, en caso de que sea absolutamente necesario, vería la manera de llegar con los tiempos. Es importante tener en cuenta que para responder con calidad y profundidad, se necesitarían xxx días. ¿Es posible contar con más tiempo para este proyecto?

  • Cuando hay una solicitud (opcional) pero que no es posible aceptar en este momento

Agradezco que pensaras en mí para ayudarte con este pedido/darte soporte con/ etc.

Según revisé en mi agenda, no me es posible tomar un nuevo compromiso con el nivel de respuesta que se merece. Si necesitas una recomendación, puedo darte algunas sugerencias de colegas que podrían ayudarte con calidad y compromiso.

¿Te sirvieron estas ideas? Dejame en comentarios si te resulta fácil o desafiante decir que no.

Y también te invito a conocer mis asesorías en redacción profesional donde perfeccionamos el arte de manejar los tonos por escrito.